Praktisk information

Parkering

Man kan parkere gratis på Comwell Koldings parkeringsplads ved at udfylde informationer på følgende link: 

Man skal indtaste sit registreringsnummer og e-mail, hvortil bekræftelsen sendes. Dette giver en engangstilladelse, der ikke kan rettes.

Mødematerialer

Ved ankomsten til repræsentantskabsmødet skal du henvende dig i mødeskranken, hvor du vil få udleveret mødemateriale og navneskilt. I skranken vil du også møde serviceteamet, som vil være behjælpelige i løbet af weekenden. 

Tjek-ind

Tjek-ind for alle hoteller foregår på Comwell Kolding og tjek-ind åbner i eftermiddagspausen lørdag. Deltagere som skal bo på de øvrige hoteller i Kolding, tjekker også ind på Comwell i eftermiddagspausen, hvor nøglen udleveres. Vær opmærksom på, at der vil være forskellige tjek-ind-skranker alt efter, hvilket hotel du skal bo på. Du kan aflevere din bagage på overnatningshotellet tidligere, når du f.eks. er ankommer med toget.

Hvis du har brug for at hvile på værelset i løbet af dagen, kan du henvende dig i receptionen for at få et værelse tidligere. 

Shuttlebusser

Hvis du kommer fra stationen lørdag, vil der køre en Kræftens Bekæmpelse bus fra Banegårdspladsen til Comwell kl. 10.30.
Der vil køre shuttlebusser mellem Comwell og de øvrige hoteller i tidsrummet 17.30-19.30 lørdag. 
Søndag morgen kører busserne fra Banegårdspladsen (hvor de øvrige hoteller ligger) til Comwell kl. 8.15. 

Afstemning

I år vil afstemningen foregå digitalt via et link, som sendes til den mailadresse, du har opgivet ved tilmeldingen. Du skal kunne tilgå denne mailadresse under mødet via egen enhed (smartphone, tablet eller computer) for at deltage i afstemningen. Skriv til Jakob Skjold Mortensen på jsm@cancer.dk, hvis du har behov for at låne en enhed.

Rejsegodtgørelse

Følgende regler gælder for rejsegodtgørelse:

·         Udgangspunktet er, at deltagerne rejser billigst muligt til og fra Kolding, oftest med offentlig transport

·         Kørsel i egen bil refunderes efter gældende takst. Vi opfordrer kraftigt til samkørsel, så rejseomkostningerne kan begrænses

·         Omkostningerne dækkes centralt fra. Husk originalkvitteringer – også for Brobizz. Afregning foregår via zExpense, og man kan få hjælp til afregning i support-standen på Markedspladsen.  

·         Benyttes taxa mellem hotellerne og Comwell, skal man selv lægge ud og afregne i zExpense efterfølgende. Vi opfordrer til, at man benytter shuttlebusserne.

Udeblivelse

Ved afbud i sidste øjeblik får Kræftens Bekæmpelse en udgift på omkring 2.500 kr. pr. deltager. Det er derfor vigtigt, at du melder hurtigt afbud, hvis du bliver forhindret i at deltage i hele eller dele af arrangementet.

Placering i mødesalen

Alle deltagere placeres ved 8-personers borde i mødesalen. Til mødet vil man blive placeret regionsvist med delegerede fra andre lokalforeninger samt ansatte. Til middagen om aftenen, vil man så vidt muligt blive placeret med sin egen lokalforening.   

Aftenbordplanen vil blive hængt op foran mødesalen i løbet af lørdagen.

 

Røgfrit repræsentantskabsmøde

Repræsentantskabsmødet er røgfrit, så vi henstiller til, at man ikke ryger, snuser eller damper til mødet – indenfor som udenfor.

Foto

Der vil være fotografer, som tager billeder og video. Hvis du ikke er interesseret i at blive fotograferet eller filmet, bedes du henvende dig til fotograferne på repræsentantskabsmødet.